Раздел 2
Виртуальная АТС: обзор возможностей
- контроль телефонии: история, статистика и запись звонков
- управление исходящими номерами (АОН)
- мелодия при дозвоне и удержании звонка
- черный список
- виртуальный факс и автоответчик
- ограничение направлений звонков
- уведомление о пропущенных звонках
- перехват звонка
- перевод звонка
- аудиоконференция
2.1 История, статистика и запись звонков
Повышение эффективности телефонных продаж - это главная задача, которая решается на нашей платформе. Удобная история и статистика позволяют контроливать телефонные продажи, пропущенные звонки и отслеживать разговоры с новыми клиентами.
Именно раздел "История" - самый важный раздел виртуальной АТС.
Здесь можно:
- отфильтровать звонки за любой период по клиентам, по сотрудникам, по типам звонков;
- видеть базовые статистические данные в соответствии с фильтрами;
- видеть звонки всей компании или только свои;
- прослушать записи разговоров и скачивать их себе на компьютер;
- распечатать детализацию звонков;
- выгрузить историю в Excel для построенияя индивидуальных отчетов.
В разделе "Статистика" мы формируем "отчеты по количеству звонков". Видим совокупные графические данные по обработке звонков в компании.
Есть возможность отсортировать звонки за определенный период, сформировать данные по дням, неделям или месяцам, а также менять представление статистики: в виде гистограммы (столбчатый график) или в виде классического линейного графика.
Например, за целый год удобно смотреть статистику графиком по месяцам.
Каждый столбец в статистике кликабелен. Например, в прошлом месяце было 75 пропущенных звонков. Кликните по этому столбцу. Система перебросит в раздел “История”, отсортируют звонки по дате и по пропущенным. Увидите всех клиентов, которые не смогли дозвониться в прошлом месяце в компанию.
В "отчете по направления" формируются данные, которые позволяют проанализировать звонки компании по регионам.
2.2 Управление исходящими номерами (АОН)
Компания может иметь несколько телефонных номеров. Сотрудники, отделы и региональные офисы могут звонить с нужного им номера.
Управление АОНами:
- Основной номер компании. Данный номер определяется у всех, кому звонят сотрудники.
- Персональные номера. Номер можно назначить определенным сотрудникам, отделам или офисам. Например, у бухгалтерии, отдела продаж и офиса в другом городе есть свои номера, с которых будут совершаться звонки.
- Региональные номера. Можно использовать для рекламных компаний и удешевления звонков. Можно указать номер, с которого будут совершаться звонки на номера определенного региона.
ВАЖНО ЗНАТЬ:
- если сотрудник фигурирует в двух отделах, для которых настроены персональные исходящие номера, используется персональный исходящий номер последнего в списке отдела;
- если у сотрудника или отдела настроен персональный номер, будет использоваться именно персональный номер, даже если был настроен региональный.
2.3 Мелодия при дозвоне и удержании звонка
В разделе "Мелодии" можно настроить свою мелодию вместо гудков при дозвоне и при удержании на линии. Можно выбрать стандартную музыку или загрузить свою мелодию (рекламное сообщение).
2.4 Черный список
Данный функционал позволяет избавиться от спамеров или нежелательных звонков.
Порой мошенники звонят с антиопределителем номера, чтобы их было невозможно заблокировать. Настройки позволяют запретить все звонки с анонимных звонков.
Как добавить номер в черный список?
Нажмите "Добавить" и следуйте инструкциям.
Можно указывать комментарий к блокируемому номеру, чтобы помнить причину внесения в черный список. Также будет видна статистика по звонкам с этого номера, чтобы знали, повторяются ли попытки дозвона.
Бывает, что недоброжелатели звонят с нескольких номеров в рамках одного пула.
Например, с +7(863)000-00-01, ..-02, ..-03 и т.д. На этой случай есть возможность заблокировать весь пул, указав в настройках номер +7(863)000-00-0*.
Это означает, что заблокированы все номера от +7(863)000-00-01 до +7(863)000-00-09.
2.5 Виртуальный факс и автоответчик
На нашей платформе реализован модуль факсов по принципу email-to-fax и fax-to-email.
Работает факс по протоколу T.38.
Как принять факс?
Прием факсов осуществляется на указанный e-mail. Автоответчик настроивается аналогично.
Никакого дополнительного оборудования для этого не нужно.
Настроить прием факса можно на определенный список сотрудников, отдел или можно указать любой внешний e-mail.
Как отправить факс?
Возможность реализации отправки факса через веб-интерфейс запланирована.
На сегодня отправка факсов возможна только через коммуникатор под Windows.
В разделе "Набрать вручную…" вводим номер факса, а вместо "Позвонить" в списке выбираем "Отправить факс".
Откроется окно выбора файла на компьютера. Выберите файл (в формате pdf, tif, tiff, jpg, jpeg, png) для отправки и нажмите «Отправить».
2.6 Ограничение направлений звонков
Этот функционал может быть полезен в следующих случаях:
1. Если Вы хотите запретить своим сотрудникам междугороднюю связь или разрешить только определенные направления, по которым они работают. Это позволит избежать лишних трат и проще контролировать деятельность сотрудников;
2. Можно запретить сотрудникам внешнюю исходящую связь, если они не работают с клиентами. Например, у Вас могут быть сотрудники, которым для работы нужна только внутренняя связь;
3. Защита от злоумышленников . Бывает, что на конечном оборудовании клиента (телефон или шлюз) установлен простой пароль (к примеру admin/admin). Злоумышленник взламывает его и генерирует множество звонков в международных направлениях для извлечения собственной выгоды (чаще всего это страны Балтии).
Можно добавить персональное правило на сотрудника или сразу на весь отдел.
2.7 Уведомления о пропущенных звонках
Очень важно не пропускать входящие звонки в компанию. Это особенно важно для отдела продаж!
Если это произошло, то необходимо как можно скорее об этом узнать и перезвонить, чтобы не упустить потенциального клиента.
На нашей платформе можно получать уведомления о пропущенных звонках любым удобным способом:
- на электронную почту;
- по SMS;
- в мессенджер Telegram.
В случае пропущенного звонка на e-mail и по sms придет следующее сообщение:
Клиент +7 (ххх) ххх-хх-хх не смог дозвониться в вашу компанию.
Звонок был совершен 24.04.2015 в 17:02 на номер +7 (ххх) ххх-хх-хх.
Для получения уведомлений в Telegram необходимо выбрать сотрудника, который будет их получать. Для него сгенерируется специальная ссылка, которую можно отправить на его e-mail.
Сотруднику надо будет перейти по ссылке, откроется приложение Telegram и бот ВАМтел. Именно на этот бот и будут приходить уведомления о пропущенных звонках.
2.8 Перехват звонка
Бывает, что в одном помещении находятся несколько сотрудников, один из которых отошел, а в это время звонит его настольный телефон или коммуникатор. Если сотрудник не настроил правила переадресации, то звонок будет отвлекать окружающих. Бывает, что кто-то из сотрудников встает со своего места и идет на место отсутствующего сотрудника, чтобы ответить на звонок.
Однако, такой звонок можно без проблем перехватить. То есть набрать на своем телефоне или в коммуникаторе определенный префикс, и звонок будет переадресован на перехватившего сотрудника.
И не нужно вставать со своего места.
Как перехватить звонок?
*63 - перехват любого звонка в своем отделе. Если звонков несколько, перехватится случайный звонок. Пользоваться таким перехватом удобно, если в компаниии или отделе немного сотрудников и входящих вызовов.
*6(короткий номер) - перехват звонка конкретного сотрудника. Например, если звонок поступает сотруднику с добавочный 522, но он отсутствует на месте, позвоните на 6522, и звонок уйдет вам.
2.9 Перевод звонка
а) с софтфона (коммуникатора) на компьютере:
При использовании нашего коммуникатора воспользуйтесь инструкцией. При использовании сторонних софтфонов (X-Lite, Linphone, Jitsi, etc) используйте встроенные в них инструменты перевода.
б) с мобильного телефона:
Если звонок переадресовался на мобильный телефон, то всё равно можно перевести его на другого сотрудника по добавочному или на внешний номер.
Во время разговора наберите *#номер#, поговорите с собеседником, а далее просто сбросьте вызов. Вместо слова "номер" наберите добавочный или прямой номер.
Что происходит с вызовом?
После *# текущий вызов встанет на удержание (откроется вторая линия), ваш собеседник услышит музыку, а вы услышите гудок. Наберите короткий или внешний номер, на который вы хотите перевести звонок, после чего нажмите #. Вам ответит тот, кому вы звоните по второй линии, поговорите с ним и просто повесьте трубку, чтобы "склеить" звонки.
На сегодняшний день такая возможность работает только для входящих звонков.
Другие возможные операции:
Как вернуть звонок обратно после набора *#номер#,если абонент занят или отказался от разговора после уведомления? - В обоих случаях нажать #.
Обратите внимание
После это переводящий не вернется к звонящему. Звонок "вернется" в состояние, как после нажатия *#, что дает возможность набрать другой номер и после нажать #.
Если ему требуется вернуться к звонящему, нужно нажать *#.
Команды на перевод звонка и его возврат
1. Отмена перевода, возврат к звонящему - нажать #*#
2. Отмена перевода, перевод на другой номер - нажать #<номер>#
3. Как можно отменить введенную комбинацию *# и продолжить разговор? - нажать *#
4. Как можно поставить на удержание? - нажать *#
5. Как снять с удержания? - нажать *#
в) с настольного IP-телефона:
Все IP-телефоны имеют встроенную функцию перевода звонка (tranfer).
Обратитесь к инструкции IP-телефона.
г) с настольного аналогового телефона через SIP-шлюз:
Если в пользовании аналоговый телефон, подключенный к VoIP-шлюзу, то для перевода звонка используйте встроенные в шлюз функции. Обратитесь к инструкции IP-шлюза.
Если сделать перевод с помощью вашего устройства не получается, обратитесь в техническую поддержку по адресу: support@vamtel.ru
Раздел 1: "Первичная настройка"
- вход в виртуальную АТС;
- создание сотрудников;
- настройка отделов;
- настройка номеров и управление ими;
- прием звонков по расписанию работы компании.
Раздел 3: "Рекомендации по работе"
- как продолжить разговор с другого устройства;
- проблемы и пути решения;
- подключение своей АТС к виртуальной АТС;
- подключение SIP-номеров сторонних операторов;
- с какими ip-телефонами работает виртуальная АТС.