Возможности виртуальной облачной АТС

Раздел 2

Виртуальная АТС: обзор возможностей


- контроль телефонии: история, статистика и запись звонков

- управление исходящими номерами (АОН)

- мелодия при дозвоне и удержании звонка

- черный список

- виртуальный факс и автоответчик

- ограничение направлений звонков

- уведомление о пропущенных звонках

- перехват звонка

- перевод звонка

- аудиоконференция


2.1 История, статистика и запись звонков

Повышение эффективности телефонных продаж - это главная задача, которая решается на нашей платформе. Удобная история и статистика позволяют контроливать телефонные продажи, пропущенные звонки и отслеживать разговоры с новыми клиентами.


Именно раздел "История" - самый важный раздел виртуальной АТС.


Здесь можно:

- отфильтровать звонки за любой период по клиентам, по сотрудникам, по типам звонков;

- видеть базовые статистические данные в соответствии с фильтрами;

- видеть звонки всей компании или только свои;

- прослушать записи разговоров и скачивать их себе на компьютер;

- распечатать детализацию звонков;

- выгрузить историю в Excel для построенияя индивидуальных отчетов.



В разделе "Статистика" мы формируем "отчеты по количеству звонков". Видим совокупные графические данные по обработке звонков в компании.



Есть возможность отсортировать звонки за определенный период, сформировать данные по дням, неделям или месяцам, а также менять представление статистики: в виде гистограммы (столбчатый график) или в виде классического линейного графика.


Например, за целый год удобно смотреть статистику графиком по месяцам.



Каждый столбец в статистике кликабелен. Например, в прошлом месяце было 75 пропущенных звонков. Кликните по этому столбцу. Система перебросит в раздел “История”, отсортируют звонки по дате и по пропущенным. Увидите всех клиентов, которые не смогли дозвониться в прошлом месяце в компанию.


В "отчете по направления" формируются данные, которые позволяют проанализировать звонки компании по регионам.





2.2 Управление исходящими номерами (АОН)

Компания может иметь несколько телефонных номеров. Сотрудники, отделы и региональные офисы могут звонить с нужного им номера.



Управление АОНами:

- Основной номер компании. Данный номер определяется у всех, кому звонят сотрудники.

- Персональные номера. Номер можно назначить определенным сотрудникам, отделам или офисам. Например, у бухгалтерии, отдела продаж и офиса в другом городе есть свои номера, с которых будут совершаться звонки.

- Региональные номера. Можно использовать для рекламных компаний и удешевления звонков. Можно указать номер, с которого будут совершаться звонки на номера определенного региона.


ВАЖНО ЗНАТЬ:

- если сотрудник фигурирует в двух отделах, для которых настроены персональные исходящие номера, используется персональный исходящий номер последнего в списке отдела;

- если у сотрудника или отдела настроен персональный номер, будет использоваться именно персональный номер, даже если был настроен региональный.


2.3 Мелодия при дозвоне и удержании звонка

В разделе "Мелодии" можно настроить свою мелодию вместо гудков при дозвоне и при удержании на линии. Можно выбрать стандартную музыку или загрузить свою мелодию (рекламное сообщение).




2.4 Черный список

Данный функционал позволяет избавиться от спамеров или нежелательных звонков.

Порой мошенники звонят с антиопределителем номера, чтобы их было невозможно заблокировать. Настройки позволяют запретить все звонки с анонимных звонков.



Как добавить номер в черный список?

Нажмите "Добавить" и следуйте инструкциям.

Можно указывать комментарий к блокируемому номеру, чтобы помнить причину внесения в черный список. Также будет видна статистика по звонкам с этого номера, чтобы знали, повторяются ли попытки дозвона.


Бывает, что недоброжелатели звонят с нескольких номеров в рамках одного пула.

Например, с +7(863)000-00-01, ..-02, ..-03 и т.д. На этой случай есть возможность заблокировать весь пул, указав в настройках номер +7(863)000-00-0*.

Это означает, что заблокированы все номера от +7(863)000-00-01 до +7(863)000-00-09.



2.5 Виртуальный факс и автоответчик

На нашей платформе реализован модуль факсов по принципу email-to-fax и fax-to-email.

Работает факс по протоколу T.38.


Как принять факс?

Прием факсов осуществляется на указанный e-mail. Автоответчик настроивается аналогично.

Никакого дополнительного оборудования для этого не нужно.

Настроить прием факса можно на определенный список сотрудников, отдел или можно указать любой внешний e-mail.



Как отправить факс?

Возможность реализации отправки факса через веб-интерфейс запланирована.

На сегодня отправка факсов возможна только через коммуникатор под Windows.

В разделе "Набрать вручную…" вводим номер факса, а вместо "Позвонить" в списке выбираем "Отправить факс".

Откроется окно выбора файла на компьютера. Выберите файл (в формате pdf, tif, tiff, jpg, jpeg, png) для отправки и нажмите «Отправить».





2.6 Ограничение направлений звонков


Этот функционал может быть полезен в следующих случаях:

1. Если Вы хотите запретить своим сотрудникам междугороднюю связь или разрешить только определенные направления, по которым они работают. Это позволит избежать лишних трат и проще контролировать деятельность сотрудников;

2. Можно запретить сотрудникам внешнюю исходящую связь, если они не работают с клиентами. Например, у Вас могут быть сотрудники, которым для работы нужна только внутренняя связь;

3. Защита от злоумышленников . Бывает, что на конечном оборудовании клиента (телефон или шлюз) установлен простой пароль (к примеру admin/admin). Злоумышленник взламывает его и генерирует множество звонков в международных направлениях для извлечения собственной выгоды (чаще всего это страны Балтии).



Можно добавить персональное правило на сотрудника или сразу на весь отдел.





2.7 Уведомления о пропущенных звонках

Очень важно не пропускать входящие звонки в компанию. Это особенно важно для отдела продаж!

Если это произошло, то необходимо как можно скорее об этом узнать и перезвонить, чтобы не упустить потенциального клиента.


На нашей платформе можно получать уведомления о пропущенных звонках любым удобным способом:

- на электронную почту;

- по SMS;

- в мессенджер Telegram.



В случае пропущенного звонка на e-mail и по sms придет следующее сообщение:


Клиент +7 (ххх) ххх-хх-хх не смог дозвониться в вашу компанию.
Звонок был совершен 24.04.2015 в 17:02 на номер +7 (ххх) ххх-хх-хх.


Для получения уведомлений в Telegram необходимо выбрать сотрудника, который будет их получать. Для него сгенерируется специальная ссылка, которую можно отправить на его e-mail.



Сотруднику надо будет перейти по ссылке, откроется приложение Telegram и бот ВАМтел. Именно на этот бот и будут приходить уведомления о пропущенных звонках.


2.8 Перехват звонка

Бывает, что в одном помещении находятся несколько сотрудников, один из которых отошел, а в это время звонит его настольный телефон или коммуникатор. Если сотрудник не настроил правила переадресации, то звонок будет отвлекать окружающих. Бывает, что кто-то из сотрудников встает со своего места и идет на место отсутствующего сотрудника, чтобы ответить на звонок.


Однако, такой звонок можно без проблем перехватить. То есть набрать на своем телефоне или в коммуникаторе определенный префикс, и звонок будет переадресован на перехватившего сотрудника.

И не нужно вставать со своего места.


Как перехватить звонок?

*63 - перехват любого звонка в своем отделе. Если звонков несколько, перехватится случайный звонок. Пользоваться таким перехватом удобно, если в компаниии или отделе немного сотрудников и входящих вызовов.
*6(короткий номер) - перехват звонка конкретного сотрудника. Например, если звонок поступает сотруднику с добавочный 522, но он отсутствует на месте, позвоните на 6522, и звонок уйдет вам.



2.9 Перевод звонка

а) с софтфона (коммуникатора) на компьютере:

При использовании нашего коммуникатора воспользуйтесь инструкцией. При использовании сторонних софтфонов (X-Lite, Linphone, Jitsi, etc) используйте встроенные в них инструменты перевода.


б) с мобильного телефона:

Если звонок переадресовался на мобильный телефон, то всё равно можно перевести его на другого сотрудника по добавочному или на внешний номер.

Во время разговора наберите *#номер#, поговорите с собеседником, а далее просто сбросьте вызов. Вместо слова "номер" наберите добавочный или прямой номер.


Что происходит с вызовом?

После *# текущий вызов встанет на удержание (откроется вторая линия), ваш собеседник услышит музыку, а вы услышите гудок. Наберите короткий или внешний номер, на который вы хотите перевести звонок, после чего нажмите #. Вам ответит тот, кому вы звоните по второй линии, поговорите с ним и просто повесьте трубку, чтобы "склеить" звонки.


На сегодняшний день такая возможность работает только для входящих звонков.


Другие возможные операции:

Как вернуть звонок обратно после набора *#номер#,если абонент занят или отказался от разговора после уведомления? - В обоих случаях нажать #.


Обратите внимание

После это переводящий не вернется к звонящему. Звонок "вернется" в состояние, как после нажатия *#, что дает возможность набрать другой номер и после нажать #.
Если ему требуется вернуться к звонящему, нужно нажать *#.


Команды на перевод звонка и его возврат

1. Отмена перевода, возврат к звонящему - нажать #*#

2. Отмена перевода, перевод на другой номер - нажать #<номер>#


3. Как можно отменить введенную комбинацию *# и продолжить разговор? - нажать *#


4. Как можно поставить на удержание? - нажать *#


5. Как снять с удержания? - нажать *#



в) с настольного IP-телефона:

Все IP-телефоны имеют встроенную функцию перевода звонка (tranfer).

Обратитесь к инструкции IP-телефона.


г) с настольного аналогового телефона через SIP-шлюз:

Если в пользовании аналоговый телефон, подключенный к VoIP-шлюзу, то для перевода звонка используйте встроенные в шлюз функции. Обратитесь к инструкции IP-шлюза.


Если сделать перевод с помощью вашего устройства не получается, обратитесь в техническую поддержку по адресу: support@vamtel.ru


Раздел 1: "Первичная настройка"

- вход в виртуальную АТС;

- создание сотрудников;

- настройка отделов;

- настройка номеров и управление ими;

- прием звонков по расписанию работы компании.


Раздел 3: "Рекомендации по работе"

- как продолжить разговор с другого устройства;

- проблемы и пути решения;

- подключение своей АТС к виртуальной АТС;

- подключение SIP-номеров сторонних операторов;

- с какими ip-телефонами работает виртуальная АТС.