Виртуальную АТС: первичная настройка

Раздел 1

Виртуальная АТС: первичная настройка


- вход в виртуальную АТС

- создание сотрудников

- настройка отделов

- настройка номеров и управление ими

- прием звонков по расписанию работы компании



Для начала приема звонков необходимо настроить 3 раздела:


- раздел "Сотрудники", где мы создаем сотрудников и назначаем им короткие номера;

- раздел "Отделы", где мы объединяем сотрудников в группы и настраиваем правила распределения звонков внутри группы;

- раздел “Номера”, где мы настраиваем логику распределения входящих звонков в компании.



1.1 Вход в личный кабинет:

При создании учетной записи виртуальной АТС автоматически на электронный ящик придет письмо с настройками:

- адрес для входа в ваш личный кабинет (вида http://вашсайт.vamtel.ru);

- ссылка на скачивание программы-коммуникатор для работы со звонками на компьютере;

- логин и пароль.




1.2 Создание сотрудников

При входе в личный кабинет открывается раздел "Настройки"-"Сотрудники"



Здесь создаем аккаунты для всех сотрудников компании.

Нажимаем "Добавить сотрудника" и заполняем необходимые поля.



Во избежание взлома рекомендуем создавать сложный пароль. Используйте нашу кнопку “Создать новый пароль”. Не назначайте всем сотрудникам одинаковый пароль.


Каждому сотруднику назначаем его роль в АТС: Администратор или Пользователь. Администратор имеет доступ к разделу “Настройки” и может редактировать других сотрудников. Пользователь не имеет таких прав.



Назначенные логин и пароль будут использоваться сотрудниками для входа в личный кабинет. Могут использоваться и для настройки настольного телефона или коммуникатора на компьютере (если не создавать SIP-пароль). Создание SIP-пароля позволяет разделить настройки IP-телефонов и web-интерфейса.


Если сотрудник будет настраивать телефон или коммуникатор самостоятельно, укажите его e-mail. Он получит письмо с реквизитами доступа и ссылкой на коммуникатор.



Рекомендуем настроить каждому сотруднику переадресацию на мобильный телефон. Если нет возможности принять звонок на настольном телефоне или компьютере, звонок поступит на мобильный телефон в течение 5-15 секунд.


Добавьте остальных сотрудников. В списке созданных сотрудников жирным выделяются сотрудники с правами администратора.




1.3 Настройка отделов

Отделы создаются для объединения сотрудников в группы и настройки распределения звонков между ними. Вы можете создать любое количество отделов.



Перейдем в редактирование отдела. Здесь мы можем добавлять сотрудников, а определять логику входящих звонков внутри отдела.


Звонки в отделе можно распределять:

- "Всем сразу". Входящий звонок поступит одновременно всем сотрудникам, входящим в этот отдел. Как только один из сотрудников ответит на звонок, у остальных звонок сбросится.

- "По очереди". Сначала звонок поступит первому сотруднику, затем следующему с определенной задержкой (от 5 до 30 сек). Предыдущему звонок перестает поступать.

- "По нарастающей". Схоже с вариантом “По очереди”, за исключением того, что при переключении звонка на следующего сотрудника звонок с предыдущего не снимается.



Если отдел продаж не успевает ответить клиенту, то в этом случае звонок может подхватить руководитель отдела, дежурный сотрудник или вообще другой отдел. Или же клиенту можно просто сообщить о недоступности сотрудников и предложить оставить голосовое сообщение.


Сохраняем отдел. Вы можете создать любое необходимое количество отделов.



1.4 Настройка номеров

В разделе "Номера" будут указаны все подключенные телефонные номера. Здесь настраивается основная логика распределения входящих звонков от клиентов в зависимости от времени и дня недели, можно установить голосовое приветствие и многое другое.



Маршрут приема звонков отображается графически. Все номера уже имеют определенную настройку по умолчанию, но ее можно изменить, кликнув по номеру.



Логика работы номера может быть настроена как по расписанию компании (рабочее время - один маршрут, нерабочее время - другой), так и круглосуточно. Вы можете переключить настройку в самом интерфейсе.


При настройке работы по расписанию компании не забудьте настроить каждый из разделов. Также не забудьте настроить время работы компании в “Изменить расписание компании”.



В настройках на "рабочее время" есть 3 варианта маршрута звонка:

- "Звонок в отдел". Входящий звонок поступит в выбранный отдел отдел и будет распределен между сотрудниками в соответствии со своими настройками.

- "Сотрудник-секретарь". Если в компании звонки принимает один сотрудник, а затем их переводит на остальных - выберите именно этот раздел.

- "Меню самообслуживания". Данный вариант подходит тем компаниям, которые хотят, чтобы звонящий сам выбирал с каким отделом следует соединиться. Можно настроить маршрутизацию звонка на отдел, сотрудника, факс или атвоответчик. Если звонящий не сделает выбор в течение 5 секунд, звонок будет переведен в соответствии с заданными правилами.



Работа номера на "нерабочее время" настраивается по такому же принципу. Но логика маршрутов иная.



Настройте подобным образом все подключеннные телефонные номера.


1.5 Завершение настройки

Мы завершили начальную настройку виртуальной АТС. Это нам позволит осуществлять прием входящих звонков.


В разделе “Еще” можно настроить дополнительный функционал, который разберем в других разделах.




Раздел 2: "Обзор возможностей"

- история, статистика и запись звонков;

- управление исходящими номерами (АОН);

- мелодия при дозвоне и удержании звонка;

- виртуальный факс и автоответчик;

- ограничение направлений звонков;

- уведомления о пропущенных звонках;

- перехват звонка;

- перевод звонка;

- аудиоконференция.


Раздел 3: "Рекомендации по работе"

- как продолжить разговор с другого устройства;

- проблемы и пути решения;

- подключение своей АТС к виртуальной АТС;

- подключение SIP-номеров сторонних операторов;

- с какими ip-телефонами работает виртуальная АТС.